 |
Марія Литвин
Старший бізнес-аналітик компанії best-run Consulting |
За стандартною методологією впровадження для початку автоматизації бізнесу рекомендовано описати бізнес-процеси, адже «Якщо ваші процеси не описані – їх не існує». Зазвичай, навіть для малих підприємств (не кажучи вже про середній та великі бізнеси) – це досить тривала історія, яка потребує відповідних ресурсів: спочатку треба узгодити та провести зустрічі з усіма ключовими представниками процесу, а потім описати кожен процес у файлі формату MS Word на 100-200 сторінок.
Для того, щоб зекономити час і грошові ресурси, а також не дати відкласти початок автоматизації просто через те, що це багато роботи – ми пропонуємо першим етапом створювати «Реєстр бізнес-процесів». Далі, відповідно до потреб компанії, цей реєстр можна розширити документом з описом бізнес-процесів чи використовувати саме його для оцінки й впровадження системи (наприклад, це може бути актуальним для малих підприємств).
«Реєстр бізнес-процесів» – це файл формату MS Excel, який містить у собі перелік усіх бізнес-процесів підприємства. Завдяки його простоті, на інтерв’ювання та написання піде набагато менше ресурсів і витрат, а скласти його може як відповідальна особа на самому підприємстві, так і спеціалісти нашої компанії.
Такий файл вже можна використовувати для підбору системи для автоматизації. Яким чином? Навпроти кожного бізнес-процесу вказати чи покриває стандартний функціонал систем, які розглядаються як потенційні варіанти для автоматизації (може виконуватися співробітником компанії чи вендорами систем). Адже, як відомо, чим більше функціоналу може покрити стандартна конфігурація системи, тим вона дешевша і простіша в подальшому обслуговуванні.
І навіть після цього – даний реєстр можна використовувати для впровадження як площадку для оцінки вартості послуг. Задля цього «Реєстр бізнес-процесів» розширяється до дев’яти колонок:
Таким чином, він дозволяє побачити загальну оцінку по процесах по кожному етапу, а також загальну оцінку по всім етапам у розрізі кожного процесу. І надалі, якщо така оцінка виходить за рамки виділеного бюджету для автоматизації – дуже просто керувати проєктом, викреслюючи з нього не пріоритетні задачі, що, відповідно, зменшить загальний бюджет.
Отже, «Реєстр бізнес-процесів» дозволяє провести аудит бізнесу та може замінити повноцінний опис процесів на малих підприємствах чи стати точкою входу в процес автоматизації завдяки його простоті, швидкості та відносної малозатратності.
Залишились питання? Напишіть нам на пошту contact@brconsulting.com.ua
